Prime Cost: dlaczego pełna restauracja nie zawsze zarabia?

Pełna sala to jeszcze nie pełny obraz

W gastronomii łatwo skupić się na obrocie, liczbie gości i zajętych stolikach. Ale pełna restauracja nie zawsze oznacza rentowną restaurację. Ważne jest również to, jaka część sprzedaży zostaje po pokryciu kosztów.

Jednym ze wskaźników, które pomagają to ocenić, jest Prime Cost. Łączy koszt produktów i koszt pracy. Pokazuje dwie duże grupy kosztów, na które wpływają codzienne decyzje właściciela i zespołu. Nie obejmuje jednak wszystkich wydatków restauracji.

Co wchodzi w Prime Cost?

Pierwsza część to koszt zużytej żywności i napojów. Nie jest tym samym co suma faktur za zakupy. Część zakupionego towaru może nadal leżeć w magazynie, a w bieżącym okresie możesz zużywać zapasy z poprzedniego.

Dla prostego rozliczenia całego lokalu zużycie to wartość zapasu na początku okresu, powiększona o zakupy i pomniejszona o zapas na końcu. Trzeba też uwzględnić zwroty oraz przesunięcia do i z innych obiektów. Wycena zapasów musi być spójna.

Druga część to pełny koszt pracy przypisany do tego samego okresu. Uwzględnij wynagrodzenia, koszty pracodawcy, nadgodziny, premie i pracę zewnętrzną zgodnie ze stałymi zasadami. Same wypłaty na rękę nie pokazują całego kosztu zatrudnienia.

Prime Cost można wyrazić kwotowo albo jako procent sprzedaży. Koszt produktów, pracy i sprzedaż muszą dotyczyć tego samego okresu oraz tego samego lokalu lub działu. Dla produktów i sprzedaży w przykładzie przyjmujemy wartości netto.

Przykład: co zostaje ze 100 000 zł sprzedaży?

Załóżmy, że w miesiącu restauracja osiągnęła 100 000 zł sprzedaży netto. Zużyta żywność i napoje kosztowały 32 000 zł, a pełny koszt pracy wyniósł 35 000 zł. To fikcyjne dane pokazujące metodę obliczenia, a nie zalecane poziomy kosztów.

Prime Cost wynosi 67 000 zł, czyli 67% sprzedaży. Zostaje 33 000 zł na pozostałe koszty i ewentualny zysk. To jeszcze nie zysk: trzeba pokryć między innymi czynsz, media, prowizje i inne koszty prowadzenia lokalu.

Jeżeli przy tej samej sprzedaży Prime Cost wzrośnie do 72%, na pozostałe wydatki i zysk zostanie o 5 000 zł mniej. To wzrost o 5 punktów procentowych. Przy zmieniającej się sprzedaży porównuj zarówno udział procentowy, jak i kwoty.

Gdzie zaczynają znikać pieniądze?

Przyczyna rosnącego Prime Cost często nie leży w jednej dużej decyzji. Może wynikać z wielu drobnych odchyleń, które powtarzają się każdego dnia.

• Porcje są większe niż w recepturze, a koszt dania policzono dla mniejszej ilości składników.
• Powstają niezapisane straty, nadprodukcja lub odpady, których nie uwzględniono w kalkulacji.
• Zakupy nie odpowiadają zapotrzebowaniu albo ceny dostaw zmieniły się bez aktualizacji receptur.
• Grafik nie pasuje do ruchu i liczby zamówień w poszczególnych godzinach.
• Nadgodziny wynikają z niejasnego podziału zadań, złego przygotowania lub poprawek.

Sprawdzaj regularnie, ale na porównywalnych danych

Nie czekaj z obserwacją kosztów do końca miesiąca. Codziennie możesz kontrolować sprzedaż, przepracowane godziny, straty i odstępstwa od receptur. Raz w tygodniu warto zestawić te informacje i sprawdzić kierunek zmian.

Rzetelny tygodniowy Prime Cost wymaga jednak danych o zużyciu produktów i kosztach pracy za ten tydzień. Jeśli korzystasz z receptur zamiast pełnego spisu zapasów lub z szacunkowych kosztów pracy, oznacz wynik jako szacunek. Później porównaj go z rozliczeniem opartym na rzeczywistych danych.

Analizuj osobno koszt produktów i pracy. Ten sam łączny wynik może ukrywać poprawę w kuchni i pogorszenie organizacji zmian. Porównuj podobne okresy, uwzględniając sezonowość, wydarzenia i strukturę sprzedaży.

Wskaźnik podpowiada, gdzie pytać. Nie wydaje wyroku

Rosnący udział kosztów nie zawsze oznacza złe zarządzanie. Może wynikać także ze spadku sprzedaży, wzrostu cen dostaw lub przejściowych kosztów szkolenia zespołu. Prime Cost jest sygnałem do sprawdzenia przyczyn.

Nie ma jednej wartości, która sama potwierdzi rentowność każdej restauracji. Znaczenie mają model obsługi, oferta, poziom cen i pozostałe koszty. Obniżanie kosztu pracy kosztem jakości serwisu może dodatkowo osłabić sprzedaż.

Pytaj o sprzedaż i o koszt jej obsługi

Obok pytania „Ile dzisiaj sprzedaliśmy?” warto regularnie zadawać drugie: „Ile kosztowały nas produkty i praca potrzebne do tej sprzedaży?”. Dopiero zestawienie tych liczb z pozostałymi kosztami daje pełniejszy obraz biznesu.

W Hospitality Pro patrzę na gastronomię przez liczby, procesy i codzienne decyzje. Jeżeli Twój lokal generuje sprzedaż, ale wynik finansowy tego nie odzwierciedla, pomagam ustalić, gdzie powstają różnice i od czego zacząć zmiany.