Jak obliczyć Prime Cost w restauracji? Wzór i przykład

Pełna sala to jeszcze nie pełny obraz

W gastronomii łatwo skupić się na obrocie, liczbie gości i zajętych stolikach. Ale pełna restauracja nie zawsze oznacza rentowną restaurację. Ważne jest również to, jaka część sprzedaży zostaje po pokryciu kosztów.

Jednym ze wskaźników, które pomagają to ocenić, jest Prime Cost. Łączy koszt produktów i koszt pracy. Pokazuje dwie duże grupy kosztów, na które wpływają codzienne decyzje właściciela i zespołu. Nie obejmuje jednak wszystkich wydatków restauracji.

Co wchodzi w Prime Cost?

Pierwsza część to koszt zużytej żywności i napojów. Nie jest tym samym co suma faktur za zakupy. Część zakupionego towaru może nadal leżeć w magazynie, a w bieżącym okresie możesz zużywać zapasy z poprzedniego.

Dla prostego rozliczenia całego lokalu zużycie to wartość zapasu na początku okresu, powiększona o zakupy i pomniejszona o zapas na końcu. Trzeba też uwzględnić zwroty oraz przesunięcia do i z innych obiektów. Wycena zapasów musi być spójna. Straty i odpady są już zawarte w tak obliczonym zużyciu, jeśli prawidłowo ujęto zapasy i przepływy towaru. Nie dodawaj ich wartości drugi raz. Rejestr strat pomaga wyjaśnić, na co zużyto produkty.

Druga część to pełny koszt pracy przypisany do tego samego okresu. Uwzględnij wynagrodzenia, koszty pracodawcy, nadgodziny, premie i pracę zewnętrzną zgodnie ze stałymi zasadami. Same wypłaty na rękę nie pokazują całego kosztu zatrudnienia. Do wynagrodzeń brutto doliczaj obciążenia ponoszone przez pracodawcę. Nie dodawaj ponownie potrąceń pracownika, które są już częścią wynagrodzenia brutto.

Jeżeli właściciel pracuje bez wynagrodzenia ujętego w kosztach, pokaż osobno godziny i szacunkowy koszt zastąpienia jego pracy. To dodatkowy wariant analizy ekonomicznej, a nie ponowne doliczenie kosztu już wykazanego w rozliczeniu.

Prime Cost można wyrazić kwotowo albo jako procent sprzedaży. Koszt produktów, pracy i sprzedaż muszą dotyczyć tego samego okresu oraz tego samego lokalu lub działu. Dla produktów i sprzedaży w przykładzie przyjmujemy wartości netto.

Jak obliczyć Prime Cost krok po kroku?

Załóżmy, że w miesiącu restauracja osiągnęła 100 000 zł sprzedaży netto. Zapas produktów na początku miesiąca był wart 12 000 zł, zakupy wyniosły 35 000 zł, a zapas końcowy 15 000 zł. Przy braku zwrotów i przesunięć zużycie wynosi 32 000 zł. Pełny koszt pracy za ten miesiąc to 35 000 zł. Wszystkie liczby są fikcyjne i pokazują metodę, a nie zalecane poziomy kosztów.

Prime Cost wynosi 67 000 zł, czyli 67% sprzedaży. Zostaje 33 000 zł na pozostałe koszty i ewentualny zysk. To jeszcze nie zysk: trzeba pokryć między innymi czynsz, media, prowizje i inne koszty prowadzenia lokalu.

Jeżeli przy tej samej sprzedaży Prime Cost wzrośnie do 72%, na pozostałe wydatki i zysk zostanie o 5 000 zł mniej. To wzrost o 5 punktów procentowych. Przy zmieniającej się sprzedaży porównuj zarówno udział procentowy, jak i kwoty.

Jak interpretować wynik 67%?

Z każdej złotówki sprzedaży netto 67 groszy pokrywa w tym przykładzie produkty i pracę. Pozostają 33 grosze na inne koszty i ewentualny zysk. Jeśli pozostałe koszty ujęte za miesiąc wyniosą 30 000 zł, różnica między sprzedażą a tym zestawem kosztów wyniesie 3 000 zł. Przy 36 000 zł pozostałych kosztów różnica wyniesie minus 3 000 zł, mimo identycznego Prime Cost. Jest to wynik po odjęciu wskazanego zestawu kosztów. Ocena pełnego wyniku finansowego wymaga uwzględnienia wszystkich kosztów danego okresu, w tym amortyzacji i kosztów finansowania, jeśli występują, oraz określenia, czy wynik jest przed podatkiem dochodowym czy po nim.

Dlatego 67% nie jest samo w sobie oceną dobrą lub złą. Sprawdź koszt produktów i pracy osobno, porównaj podobne okresy oraz ustal, ile musi pozostać na pozostałe koszty Twojej restauracji. Wynik finansowy i stan konta mogą się różnić ze względu na terminy płatności, zapasy oraz wydatki inwestycyjne.

Restauracja ma obrót, ale nie zarabia? Sprawdź kolejne przyczyny

Gdzie zaczynają znikać pieniądze?

Przyczyna rosnącego Prime Cost często nie leży w jednej dużej decyzji. Może wynikać z wielu drobnych odchyleń, które powtarzają się każdego dnia.

• Porcje są większe niż w recepturze, a koszt dania policzono dla mniejszej ilości składników.
• Powstają niezapisane straty, nadprodukcja lub odpady, których nie uwzględniono w kalkulacji.
• Zakupy nie odpowiadają zapotrzebowaniu albo ceny dostaw zmieniły się bez aktualizacji receptur.
• Grafik nie pasuje do ruchu i liczby zamówień w poszczególnych godzinach.
• Nadgodziny wynikają z niejasnego podziału zadań, złego przygotowania lub poprawek.

Sprawdź, jak dopasować grafik do ruchu w restauracji

Sprawdzaj regularnie, ale na porównywalnych danych

Nie czekaj z obserwacją kosztów do końca miesiąca. Codziennie możesz kontrolować sprzedaż, przepracowane godziny, straty i odstępstwa od receptur. Raz w tygodniu warto zestawić te informacje i sprawdzić kierunek zmian.

Rzetelny tygodniowy Prime Cost wymaga jednak danych o zużyciu produktów i kosztach pracy za ten tydzień. Jeśli korzystasz z receptur zamiast pełnego spisu zapasów lub z szacunkowych kosztów pracy, oznacz wynik jako szacunek. Później porównaj go z rozliczeniem opartym na rzeczywistych danych.

Analizuj osobno koszt produktów i pracy. Ten sam łączny wynik może ukrywać poprawę w kuchni i pogorszenie organizacji zmian. Porównuj podobne okresy, uwzględniając sezonowość, wydarzenia i strukturę sprzedaży.

Wskaźnik podpowiada, gdzie pytać. Nie wydaje wyroku

Rosnący udział kosztów nie zawsze oznacza złe zarządzanie. Może wynikać także ze spadku sprzedaży, wzrostu cen dostaw lub przejściowych kosztów szkolenia zespołu. Prime Cost jest sygnałem do sprawdzenia przyczyn.

Nie ma jednej wartości, która sama potwierdzi rentowność każdej restauracji. Znaczenie mają model obsługi, oferta, poziom cen i pozostałe koszty. Obniżanie kosztu pracy kosztem jakości serwisu może dodatkowo osłabić sprzedaż.

Pytaj o sprzedaż i o koszt jej obsługi

Obok pytania „Ile dzisiaj sprzedaliśmy?” warto regularnie zadawać drugie: „Ile kosztowały nas produkty i praca potrzebne do tej sprzedaży?”. Dopiero zestawienie tych liczb z pozostałymi kosztami daje pełniejszy obraz biznesu.

W Hospitality Pro patrzę na gastronomię przez liczby, procesy i codzienne decyzje. Jeżeli Twój lokal generuje sprzedaż, ale wynik finansowy tego nie odzwierciedla, pomagam ustalić, gdzie powstają różnice i od czego zacząć zmiany.