Problem: niepełna ewidencja i niedokładna kontrola dostaw
Posiłki pracownicze oraz konsumpcja właścicieli nie były systematycznie rejestrowane w systemie POS. Produkty wychodziły z kuchni i baru, ale nie wszystkie wydania miały odzwierciedlenie w zapisach.
Dodatkowo produkty nie były ważone przy odbiorze dostaw. Brakowało więc potwierdzenia, czy rzeczywista ilość odpowiadała dokumentom dostawcy. Jeśli do ewidencji przyjęto więcej towaru, niż faktycznie dostarczono, późniejsze rozliczenie mogło wykazywać zawyżony niedobór.
Te problemy nakładały się na siebie. Różnice magazynowe mogły obejmować zarówno niezarejestrowaną konsumpcję wewnętrzną, jak i niezgodności powstałe przy odbiorze towaru.
Zmiana: każde wydanie z kuchni i baru trafia do systemu
Wprowadziliśmy zasadę rejestrowania w POS każdego dania i napoju wydawanego pracownikom oraz właścicielom. Rachunki były zamykane na odpowiednich kontach wewnętrznych, przeznaczonych do rozliczania tych wydań.
Pozwalało to wyodrębnić konsumpcję pracowników i właścicieli oraz uwzględnić ją przy wyjaśnianiu zużycia produktów. Celem było uzyskanie pełniejszej informacji o tym, co rzeczywiście wychodzi z magazynu, kuchni i baru.
Kontrola dostawy zaczyna się od zamówienia
W zaleceniach uwzględniłem również dokładniejszą kontrolę dostaw. Samo porównanie towaru z fakturą nie wystarcza — dostawę trzeba sprawdzić także względem złożonego zamówienia.
Osoba przyjmująca towar powinna sprawdzić właściwy produkt i wcześniejsze uzgodnienie ewentualnego zamiennika, ilość lub masę względem zamówienia i dokumentu dostawy oraz zgodność ceny z ustaleniami, szczególnie gdy dostawca proponuje droższą pozycję.
Ważnym elementem jest ustalenie z dostawcą zasad informowania o brakach i zamiennikach przed dostawą. Daje to czas na znalezienie innego produktu, zmianę planu produkcji lub poinformowanie obsługi o niedostępnych daniach.
Rozbieżności przy odbiorze należy odnotować i wyjaśnić, zamiast automatycznie przyjmować do ewidencji ilości wskazane w dokumentach.
Największa trudność: konsekwencja podczas codziennej pracy
Największym wyzwaniem było zaangażowanie pracowników, szczególnie kuchni, w określenie liczby posiłków wydawanych pracownikom i właścicielom oraz regularne rejestrowanie tych wydań.
Samo przygotowanie kont w POS nie wystarczało. Nowe zasady musiały być stosowane również podczas intensywnego serwisu. Pominięcie pozornie drobnych pozycji ponownie utrudniało rozliczenie.
Odpowiedzialność zespołu
Kuchnia i bar miały przekazywać informacje o wszystkich wydaniach dla pracowników i właścicieli. Osoby obsługujące POS odpowiadały za zapis właściwych pozycji i zamknięcie rachunków na odpowiednich kontach.
Przy dostawach zaleciłem jasne wskazanie osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie produktu, ilości i ceny oraz przekazanie informacji o brakach do kuchni i osoby zamawiającej towar.
Jak sprawdzaliśmy zmianę?
Kontrolę uzupełniały wyrywkowe, niezapowiedziane inwentaryzacje. Pomagały porównywać rzeczywisty stan produktów z ewidencją i wskazywać rozbieżności wymagające wyjaśnienia.
Najważniejszą zmianą było objęcie ewidencją wydań, które wcześniej nie były systematycznie zapisywane. Powstała podstawa do odrębnego rozliczania konsumpcji wewnętrznej i dokładniejszej analizy różnic magazynowych.
Opis dotyczy uporządkowania kontroli i ewidencji. Nie podaję procentowego spadku strat ani kwoty oszczędności bez porównywalnych danych sprzed i po wdrożeniu.
Wniosek dla restauratora
Wiarygodne rozliczenie magazynu wymaga kontroli obu stron: tego, co przyjmujesz, i tego, co wydajesz.
Nie każda różnica magazynowa oznacza marnowanie produktów. Najpierw trzeba sprawdzić dostawy, kompletność ewidencji i sposób rozliczania wydań poza sprzedażą. Dopiero wtedy można rzetelnie ocenić skalę strat i wybrać właściwe działania.