Restauracja działa dobrze. Czy audyt ma wtedy sens?
Audyt nie musi być działaniem ratunkowym. Sprawdź, kiedy warto ocenić potencjał dobrze działającej restauracji i przygotować ją do dalszego rozwoju.
Audyt nie tylko w kryzysie
Restauracja ma gości, rachunki są opłacane, a zespół radzi sobie z codzienną pracą. W takiej sytuacji audyt może wydawać się zbędny. Skoro wszystko działa, po co szukać problemów?
Dla mnie to nie zawsze jest szukanie problemów. To również sprawdzenie, co działa dobrze, co warto zachować i czy lokal wykorzystuje możliwości, które już ma.
Nie każdy audyt musi zaczynać się od straty na koncie.
Dobry wynik nie odpowiada na wszystkie pytania
Rosnąca sprzedaż cieszy. Warto jednak wiedzieć, ile dodatkowej pracy, zakupów i przygotowania wymaga jej osiągnięcie.
Czy większy obrót przekłada się na większy zysk? Czy popularne dania zostawiają odpowiednią marżę? Czy dodatkowe godziny otwarcia mają uzasadnienie? Czy zapasy odpowiadają rzeczywistemu zapotrzebowaniu?
Lokal może zarabiać, a jednocześnie zamrażać pieniądze w magazynie albo utrzymywać czasochłonne pozycje w karcie, które niewiele wnoszą do wyniku. Nie oznacza to od razu złego zarządzania. Codzienna praca wymaga wielu decyzji i nie każdą można regularnie sprawdzać.
Co warto sprawdzić, kiedy nie ma kryzysu?
Zacząłbym od obszarów, w których decyzje podejmowane są częściej z przyzwyczajenia niż na podstawie aktualnych danych.
Zakupy mogą być planowane tak samo jak rok temu, choć zmieniły się menu i liczba gości. Grafik może odpowiadać dawnemu rytmowi sprzedaży. Danie może nadal cieszyć się popularnością, mimo że wzrost cen składników zmniejszył jego opłacalność.
Przyglądam się również temu, jak menedżerowie oceniają pracę lokalu. Sama sprzedaż nie pokaże różnic magazynowych, niepotrzebnego przygotowania ani czasu poświęcanego na poprawianie błędów.
Ważne jest nie tylko to, czy wskaźniki są liczone, ale też czy ktoś na ich podstawie podejmuje decyzje.
Nie każda możliwość poprawy wymaga zmiany
Audyt nie powinien kończyć się długą listą zaleceń tylko po to, żeby uzasadnić swoją cenę.
Czasem sprawdzony proces warto zostawić. Czasem potencjalna oszczędność jest niewielka, a zmiana wymagałaby dużego wysiłku lub pogorszyła obsługę. Bywa też, że droższy dostawca daje taką jakość i pewność dostaw, że jego oferta jest korzystniejsza dla lokalu.
Dlatego oceniam nie tylko możliwą korzyść, ale również koszt wdrożenia, obciążenie zespołu i wpływ na gościa.
Dobry audyt pomaga wybrać, czym warto się zająć, a czego nie ma potrzeby ruszać.
Przed rozwojem warto sprawdzić podstawy
Szczególnie użyteczny może być przegląd przed większą zmianą: rozbudową menu, uruchomieniem delivery, wydłużeniem godzin albo otwarciem kolejnego lokalu.
Jeśli obecna restauracja działa sprawnie głównie dzięki stałej obecności właściciela, zwiększenie skali może ujawnić ograniczenia, których wcześniej nie było widać.
Wtedy warto sprawdzić, czy receptury są aktualne, zakupy zaplanowane, odpowiedzialność jasna, a wynik możliwy do odtworzenia na podstawie danych. To lepszy moment na uporządkowanie podstaw niż okres, w którym zespół obsługuje już dodatkowe zamówienia.
Co powinno zostać po takim audycie?
Nie tylko opis tego, co można poprawić. Potrzebny jest punkt wyjścia i plan pozwalający sprawdzić, czy zmiana przyniosła korzyść.
Jeżeli zmieniamy sposób zamawiania produktów, obserwujemy wartość zapasów, straty i braki podczas serwisu. Jeśli poprawiamy grafik, porównujemy czas pracy ze sprzedażą i zadaniami, ale również sprawdzamy jakość obsługi.
Spadek jednego kosztu nie wystarczy, jeśli równocześnie pojawiają się opóźnienia, reklamacje lub przeciążenie zespołu.
Jak podchodzę do tego w Hospitality Pro?
Nie zaczynam od założenia, że restauracja jest źle prowadzona. Rozmawiam z właścicielem o tym, co chce sprawdzić lub rozwinąć. Następnie porównuję dane z codzienną pracą lokalu.
Jeżeli pytanie dotyczy jednego obszaru, możemy uzgodnić Audyt Focus. Gdy decyzja wymaga spojrzenia na kilka powiązanych procesów, odpowiedniejszy może być Audyt 360°.
Celem nie jest znalezienie jak największej liczby błędów. Chodzi o to, żeby właściciel wiedział, na czym opiera się dobry wynik i co zrobić, żeby utrzymać go przy dalszym rozwoju.