Cena „talerzyka” to nie wynik bankietu. Gdy sprzedaż i gastronomia nie ustalają tego samego

Wydarzenie sprzedane. Czy dobrze policzone?

Dział sprzedaży potwierdza wydarzenie. Liczba gości się zgadza, menu zostało wybrane, cena za osobę zaakceptowana. W kalendarzu pojawia się kolejna konferencja lub bankiet.

Dopiero podczas przygotowań wychodzi, że klientowi obiecano wcześniejszy dostęp do sali, dodatkową przerwę kawową, osobne menu dla kilku osób i dłuższą obsługę wieczorem. Kuchnia dowiaduje się o zmianach na ostatnią chwilę, a menedżer gastronomii szuka dodatkowych pracowników.

Wydarzenie może się udać. Goście mogą być zadowoleni. Tylko czy hotel na nim zarobił tyle, ile zakładano?

Co naprawdę obejmuje cena za osobę?

Cena „talerzyka” jest wygodnym sposobem przedstawienia oferty. Problem zaczyna się wtedy, gdy kalkulacja ogranicza się do ceny sprzedaży i kosztu składników menu.

Realizacja wydarzenia obejmuje również:

• Przygotowanie sali, ustawienie stołów i późniejsze przywrócenie jej do normalnej pracy.
• Pracę kuchni przed wydarzeniem, obsługę serwisu, zmywanie i sprzątanie.
• Dodatkowe godziny zespołu lub pracowników zewnętrznych.
• Napoje, uzupełnianie bufetów i przerw kawowych.
• Pranie obrusów, materiały jednorazowe, transport i wynajem wyposażenia.
• Zmiany liczby gości, specjalne wymagania i przedłużenie wydarzenia.

Każda obietnica wymaga wykonania

Nie wszystkie te koszty muszą być osobną pozycją na ofercie dla klienta. Muszą jednak zostać uwzględnione w wewnętrznej kalkulacji.

„Dorzucimy jeszcze kawę”. „Sala może być dostępna od rana”. „Godzina dłużej nie będzie problemem”.

Z perspektywy sprzedaży to ustępstwa pomagające zamknąć rozmowę. Z perspektywy gastronomii oznaczają konkretne zadania, zużycie produktów i czas pracy.

Wcześniejsze udostępnienie sali może wymagać przygotowania jej poprzedniego wieczoru. Dodatkowa przerwa kawowa to nie tylko kawa, ale również przygotowanie, uzupełnianie i sprzątanie. Przedłużenie bankietu może oznaczać dodatkowe godziny kilku osób.

Jeżeli te ustalenia nie trafiają do kalkulacji, hotel sprzedaje szerszy zakres usługi, niż wycenił.

Problem nie polega na tym, że sprzedaż chce sprzedać

Dział sprzedaży ma pozyskiwać klientów. Gastronomia ma sprawnie realizować wydarzenia. Konflikt pojawia się wtedy, gdy każdy dział pracuje na innych informacjach i według innych priorytetów.

Sprzedaż widzi wartość podpisanej umowy. Kuchnia widzi liczbę porcji i czas przygotowania. Obsługa widzi grafik, ustawienie sali i wymagania gości. Właściciel widzi przychód, ale nie zawsze pełny koszt realizacji.

Jeżeli nikt nie łączy tych informacji przed wysłaniem oferty, rentowność zaczynamy oceniać dopiero po wydarzeniu, kiedy większości decyzji nie można już zmienić.

Jedno wydarzenie, wspólne ustalenia

Podstawą współpracy powinna być jedna, aktualna karta wydarzenia. Powinna określać nie tylko menu i liczbę uczestników, ale też godziny przygotowania i obsługi, układ sali, napoje, wyposażenie, dodatkowe świadczenia oraz odpowiedzialność za ich realizację.

Potrzebne są również jasne zasady:

• Co sprzedaż może uzgodnić samodzielnie.
• Które zmiany wymagają konsultacji z gastronomią.
• Kto zatwierdza rabaty i świadczenia bez dodatkowej opłaty.
• Do kiedy klient potwierdza liczbę gości.
• Jak aktualizujemy kalkulację po zmianie zakresu.

Dobrze policzony pakiet ułatwia sprzedaż

Nie chodzi o to, żeby szef kuchni zatwierdzał każdą standardową ofertę. Dobrze policzone pakiety mogą przyspieszać sprzedaż. Konsultacji wymagają przede wszystkim odstępstwa, które zmieniają koszt lub możliwości realizacji.

Po bankiecie sprawdźmy wynik, nie tylko opinię gościa

Po wydarzeniu warto porównać ustalenia z rzeczywistym przebiegiem: przychód po rabatach, zużycie produktów i napojów, czas pracy oraz dodatkowe zakupy i usługi.

Koszty trzeba przypisywać konsekwentnie. Jeśli ten sam zespół obsługuje śniadania, restaurację i bankiet, nie można całej jego pracy pozostawić w kosztach restauracji, a bankietu pokazać jako wyjątkowo rentownego.

Warto rozróżnić koszty powstające dodatkowo przez dane wydarzenie od przypisanej części kosztów wspólnych. To pomaga zarówno ocenić pojedyncze zamówienie, jak i sprawdzić, czy działalność bankietowa utrzymuje się w dłuższym okresie.

Trzeba też uwzględnić pozostałą pracę hotelu. Bankiet może wyglądać dobrze w swoim rozliczeniu, a jednocześnie przeciążać kuchnię i pogarszać obsługę gości restauracji.

Jak pomagam w Hospitality Pro?

Przyglądam się całej drodze wydarzenia: od zapytania klienta i przygotowania oferty, przez kalkulację oraz przekazanie ustaleń, aż po realizację i rozliczenie.

Sprawdzam, czy cena obejmuje obiecany zakres, jak przypisywane są koszty pracy i gdzie zmiany przestają być widoczne dla pozostałych działów. Pomagam ustalić zasady kalkulacji, zatwierdzania wyjątków i przekazywania informacji, z których sprzedaż i gastronomia mogą korzystać na co dzień.

Taki problem może być punktem wyjścia do Audytu Focus, z zakresem uzgodnionym wokół organizacji i rozliczania wydarzeń. Jeżeli dotyczy także pracy pozostałych punktów gastronomii, warto rozważyć szerszą analizę.

Sprzedaż powinna wiedzieć, co może obiecać. Gastronomia powinna wiedzieć, co ma wykonać. Właściciel powinien wiedzieć, ile zostaje po realizacji tych obietnic.

Sprawdź zakres współpracy z Hospitality Pro