Strefa komfortu restauratora. Jak dać sobie pomóc?
Ciągłe gaszenie pożarów może stać się przyzwyczajeniem. O zaufaniu, kontroli i korzystaniu z zewnętrznego wsparcia w zarządzaniu restauracją.
Niewygodna, ale znajoma codzienność
Można pracować po kilkanaście godzin dziennie, odbierać telefon w każdy wolny wieczór i od miesięcy nie mieć spokojnego weekendu. A mimo to pozostawać w swojej strefie komfortu.
W gastronomii ta strefa bywa bardzo niewygodna. Jest jednak znajoma. Wiesz, kto znowu nie przyjdzie na zmianę, które zamówienie trzeba poprawić i co musisz zrobić osobiście, żeby serwis się odbył.
Z czasem można tak przyzwyczaić się do gaszenia pożarów, że trudno znaleźć przestrzeń na pytanie: czy moja restauracja naprawdę musi tak funkcjonować?
Znany problem wydaje się bezpieczniejszy niż nieznana zmiana
Z gastronomią jestem związany od ponad 25 lat. Znam odpowiedzialność za gości, zespół i wynik. Rozumiem też, dlaczego właścicielowi trudno oddać komuś dostęp do tego, co budował własną pracą i pieniędzmi.
Restauracja jest często czymś znacznie więcej niż firmą. To osobista historia, relacje i decyzje, za którymi stoją lata wysiłku.
Dlatego uwaga dotycząca źle ułożonego procesu może zabrzmieć jak ocena właściciela. Pytanie o rentowność karty może zostać odebrane jako podważanie pomysłu na lokal. Propozycja innego podziału obowiązków może budzić obawę przed utratą kontroli.
W takiej sytuacji łatwo powiedzieć: „U nas to nie zadziała” albo „Próbowaliśmy już wszystkiego”.
Czasem przemawia przez to doświadczenie. Czasem zmęczenie kolejnymi obietnicami. Warto jednak sprawdzić, czy za tą odpowiedzią nie kryje się również przywiązanie do sposobu pracy, którego kosztów przestaliśmy już zauważać.
Samodzielność też ma swój koszt
Właściciel zwykle potrafi zrobić w swoim lokalu bardzo dużo. Zastąpić pracownika, zamówić towar, porozmawiać z trudnym gościem, poprawić grafik i rozwiązać problem z dostawą.
Ta umiejętność jest ogromną wartością. Może jednak sprawić, że organizacja zaczyna opierać się na jego stałej dostępności.
Jeżeli każda decyzja trafia do Ciebie, zespół uczy się czekać. Jeżeli zawsze poprawiasz zadanie po innych, trudno ustalić, czy problemem są kompetencje, niejasne oczekiwania, czy brak odpowiedzialności. Jeżeli braki organizacyjne uzupełniasz własnym czasem, część rzeczywistych kosztów pozostaje niewidoczna w codziennych rozliczeniach.
Warto zapytać: czy kontroluję działanie restauracji, czy podtrzymuję je swoją ciągłą obecnością?
To trudne pytanie. Odpowiedź może jednak pokazać, od czego zacząć zmianę.
Co właściwie oznacza „dać sobie pomóc”?
Dla mnie oznacza to gotowość do wspólnego sprawdzenia sytuacji. Z uwzględnieniem liczb, codziennej pracy i Twojej wiedzy o lokalu.
Nie oczekuję, że właściciel przyjmie każdą rekomendację bez pytań. Chcę, żeby rozumiał, z czego ona wynika, jaki problem ma rozwiązać i czego będzie wymagało wdrożenie.
Współpraca potrzebuje otwartości po obu stronach. Ja muszę poznać specyfikę Twojej restauracji. Ty potrzebujesz przestrzeni, żeby przyjrzeć się również tym rozwiązaniom, które dotychczas uważałeś za oczywiste.
Pomaga w tym kilka prostych zasad:
- Zacznij od tego, co Cię obciąża. Nie musisz znać przyczyny. Wystarczy, że widzisz rosnące koszty, powtarzające się błędy albo zależność lokalu od Twojej obecności.
- Pokaż rzeczywisty sposób pracy. Nieporządek w danych czy brak procedur to informacje potrzebne do diagnozy. Nie trzeba wcześniej przygotowywać restauracji „na pokaz”.
- Dopuść pytania o przyzwyczajenia. To, że rozwiązanie działało kilka lat temu, nie przesądza, że nadal pasuje do skali działalności.
- Włącz osoby, które będą realizować zmiany. Menedżer, kuchnia i sala widzą różne części tego samego problemu.
- Ustal, kto podejmie decyzję i sprawdzi efekt. Nawet trafne zalecenie potrzebuje osoby odpowiedzialnej oraz czasu na wykonanie.
Audyt nie powinien stawiać zespołu w stan oskarżenia
Zapowiedź audytu może wywołać napięcie. Pracownicy mogą obawiać się szukania winnych, a menedżer może obawiać się podważenia swojej pozycji.
Dlatego ważne jest, jak właściciel wyjaśni cel współpracy.
Chcemy zrozumieć, skąd biorą się różnice, co utrudnia pracę i które zmiany mają uzasadnienie. Odpowiedzialność pozostaje ważna, ale wnioski powinny wynikać z ustaleń.
Wysoki koszt produktów może wiązać się z zakupami, recepturami, stratami lub cenami sprzedaży. Nadgodziny mogą wynikać z grafiku, zakresu przygotowania, zbyt rozbudowanej oferty albo niejasnego podziału zadań.
Jeżeli zbyt wcześnie wskażemy winnego, możemy przestać szukać rzeczywistej przyczyny.
Nie musisz zmieniać wszystkiego jednocześnie
Obawa przed pomocą z zewnątrz często dotyczy tego, co nastąpi później: długiej listy zaleceń, dodatkowej pracy i zmian, na które zespół nie ma siły.
Dlatego tak ważne są priorytety.
Czasem warto zacząć od jednego obszaru: uporządkować rejestrowanie strat, sprawdzić zakupy albo przyjrzeć się organizacji konkretnej zmiany. Ustalić punkt wyjścia, wprowadzić uzgodnione działanie i ocenić rezultat.
Taki sposób pracy pozwala podejmować kolejne decyzje na podstawie obserwacji. Buduje też zaufanie do procesu, bo zespół rozumie cel i widzi, co się zmienia.
Jak pomagam w Hospitality Pro?
Łączę analizę kosztów i sprzedaży z obserwacją codziennej pracy restauracji oraz gastronomii hotelowej. Korzystam z doświadczenia zdobytego w Polsce i Wielkiej Brytanii, od pracy na sali po zarządzanie operacyjne i finansowe.
W Audycie Focus skupiam się na jednym uzgodnionym problemie. Audyt 360° pozwala spojrzeć szerzej na zależności między sprzedażą, zakupami, magazynem, kosztami pracy i organizacją zespołu.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w przełożeniu zaleceń na codzienną praktykę, Audyt 360° plus wsparcie wdrożenia obejmuje 90 dni współpracy przy uzgodnionym planie zmian. Ty i Twój zespół realizujecie działania, a ja pomagam ustalać priorytety i sprawdzać postępy.
Pierwszy krok nie wymaga gotowej diagnozy
Możesz zacząć od prostego zdania:
„Dużo pracujemy, ale nie widzę tego w wyniku”.
Albo:
„Chcę, żeby restauracja działała sprawnie również wtedy, gdy mnie w niej nie ma”.
To wystarczający początek rozmowy. Nie musisz wcześniej wiedzieć, który pakiet wybrać ani co dokładnie jest przyczyną trudności.
Dać sobie pomóc to również pozwolić sobie na chwilę, w której zamiast rozwiązywać kolejny bieżący problem, przyglądasz się temu, dlaczego on stale wraca.